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Cas client : Dématérialiser le suivi de la mission SoliCity

1.    Présentation de l’entreprise : ESDES

L’ESDES est une école de commerce et management, basée à Lyon et créée en 1987. Membre de la Conférence des Grandes Ecoles, elle s’engage à former des managers et dirigeants responsables, conscient des enjeux sociétaux et environnementaux. Pour cela elle encourage les talents de ses étudiants en favorisant les activités extra-scolaires.

2.   Contexte

Depuis sa création l’ESDES encourage ses étudiants à développer leurs compétences sur le terrain via l’engagement associatif sur le campus et les missions terrains. Dans la continuité de son engagement pour le développement économique et sociale, la direction de l’école a décidé en 2018 d’intégrer dans le cursus de ses étudiants une mission humanitaire.

SoliCity, c’est une mission ponctuelle de 150 heures minimum sur le terrain auprès des fragilités. Pour Gaëlle de Chevron Villette, responsable de la vie étudiante et de l’engagement social et citoyen « SoliCity, c’est ainsi un accélérateur de performance pour nos étudiants autant que pour les organisations qui les recruteront. L’expérience a montré qu’un tel engagement permet de grandir et de mieux saisir la complexité des enjeux sociaux et environnementaux du manager. » 

Fort d’une première expérimentation du dispositif auprès d’une cinquantaine d’étudiants, la direction de l’école décida de rendre obligatoire cette mission pour les étudiants du programme Grande Ecole et du Bachelor, multipliant ainsi par 5 le nombre d’étudiants concernés.

3.   Problématique de départ, pourquoi AKANEMA ?

L’ajout de la mission SoliCity dans les activités du service vie étudiante a créé une surcharge de travail administratif. En effet, la mission en association se rapproche plus d’un stage que d’un bénévolat ou d’un engagement informel sur le campus.

Afin de pouvoir couvrir les étudiants dans le cadre de mission parfois réalisées à l’étranger, il est nécessaire de signer une convention d’engagement tripartite entre l’école, la structure d’accueil, et l’étudiant. Déporter la signature de la convention au service des stages était également impossible, car le caractère humanitaire du projet nécessitait des validations de projet en plus de la formalisation administrative.

En doublant le nombre de promotions concernées, l’administration réalisa qu’elle devait absolument mettre en place un suivi pour fidéliser les partenaires associatifs pouvant accueillir des étudiants plusieurs fois dans l’année.

Cette surcharge d’activité était difficilement absorbée par l’équipe en place et avec la généralisation progressive de la mission bénévole SoliCity, l’ESDES a fait appel à AKANEMA pour améliorer le suivi des candidatures et des missions. Un autre de leurs objectifs était de faciliter la signature des conventions d’engagement avec les associations par la mise en place d’une signature électronique et de centraliser les informations sur les partenaires associatif dans un seul outil.

4.   Un accompagnement de bout en bout

Dans un premier temps, notre équipe a accompagné l’ESDES dans la modélisation de son processus administratif, pour coconstruire le cahier des charges de la solution digitale. En lien avec les équipes s’occupant de la mission SoliCity, nous avons formalisé les étapes du processus administratif, recensant les documents, profils utilisateurs et flux d’informations.

AKANEMA a ensuite proposé des maquettes du design et un prototype interactif des principales pages de l’outil permettant aux équipes de l’ESDES de valider l’adéquation entre le cahier des charges et la solution proposée avant de passer à la phase de développement de l’outil.

L’accompagnement d’AKANEMA ne s’est pas limité au développement de l’outil, nous avons accompagné l’ESDES de bout en bout dans le changement.

Nous avons fourni un accompagnement des équipes administratives à la prise en main de l’outil, assuré le support utilisateur la première année, et fournit un « pack de prise en main » composé de tutoriels d’utilisation à destination de chaque type d’utilisateurs et de vidéos explicatives pour les étudiants de l’école.

5.   Objectifs fixés

Une seule plateforme numérique qui permet un suivi quotidien :

– Répertorier les missions

– Suivi et validation des candidatures

– Emission de conventions de bénévolat

– Signature électronique

– Tableaux de bord et reporting

6.   Résultats, Chiffre et analyse

Dès la première année, fin 2019 ce sont plus de 15 000 heures de bénévolat qui ont été suivi et validé via la plateforme, dont 80% des conventions d’engagement ont été signées en moins de 7 jours.

Autre enjeu pour l’ESDES : s’assurer de la régularité des partenariats avec les associations. Nous avons pu mesurer un taux de satisfaction global sur l’expérience très positif puisque 85% des 43 associations partenaires ayant reçu un étudiant souhaitant renouveler l’expérience l’année suivante.

Du côté des étudiants, c’est également une mission réussie, 2/3 d’entre eux souhaitent pérenniser l’engagement, jugeant que cela leur permet de développer leurs soft skills.

3 années plus tard, en 2022, ce sont plus de 132 000 heures d’engagement bénévoles réalisé par les étudiants auprès d’associations françaises et étrangères, mais aussi d’entreprises agricoles pendant la crise sanitaire pour plus de 700 missions réalisées.

7.   Ouverture sur la suite : refonte et évolution du besoin

La proximité entretenue avec les équipes de l’ESDES nous a permis fin 2021 d’identifier que leur besoin initial avait évolué. En effet, au-delà de la dématérialisation de leurs processus, c’est l’ensemble de la vie étudiante qui nécessitait d’être mise en valeur.

La direction de l’école se posait dès l’année 2020 la question de la mise en œuvre d’une solution e-portfolio de compétences. Elle nous a à nouveau sollicité afin d’apporter un éclairage sur les solutions existantes et la possibilité de les coupler à l’outil digital existant.

AKANEMA s’est chargé de réaliser un benchmark des solution existantes, listant leurs fonctionnalités, avantages et inconvénients, puis leur a proposé une évolution de la solution afin de répondre à leurs enjeux de flexibilité et d’évolutivité de la solution.

Pour en savoir plus et la découvrir, c’est par ici !